Nuttig reviewen: van groot belang voor kwaliteit EMVI-plan

Goede reviews zijn cruciaal voor de kwaliteit van een EMVI-plan. Maar geef jij de reviewer altijd een kader mee? Of alleen de vraag: ‘Wil je dit plan reviewen?’. Waarna hij/zij veel tijd besteedt aan het verbeteren van spelfouten, terwijl dit niet de bedoeling was. Of hij heeft niet gelet op SMART-formuleringen, terwijl juist dat het meest ontbreekt. In het ergste geval blijkt de review niet nuttig te zijn, en is kostbare tijd verspild. Om dit te voorkomen is het handig om duidelijke afspraken te maken met je reviewer. Wij delen graag onze aanpak.
 
Afhankelijk van waar je je in het EMVI-proces bevindt, heb je op verschillende aspecten een review nodig. Zo is in de eerste reviewronde een logische opbouw en of je antwoord geeft op de uitvraag belangrijker dan de spelling en lay-out. Cruciaal is dus om het doel van de review aan te laten sluiten op het proces. Stel jezelf daarom de volgende vraag: ‘Wat heb ik op dit moment nodig om het plan beter te maken?’
 
Een belangrijk aspect is timing. Geef je reviewer voldoende tijd! En plan daarna voor jezelf ook nog genoeg tijd in om de review te verwerken. 
 
De reviewer aansturen
Als reviewer wil je weten wat er wel en niet van je verwacht wordt. Dit maakt de klus een stuk makkelijker. Geef je reviewer dus een duidelijk kader mee:
  • beschrijf het doel van de review;
  • laat de reviewer weten wat je precies van hem/haar verwacht; 
  • geef aan op welke manier hij opmerkingen/wijzigingen bijhoudt;
  • geef een inschatting over hoe lang de review ongeveer in beslag neemt.
 
Stuur je reviewer aan door bovenstaande punten als vragen te verwerken. Bijvoorbeeld: ‘Wil je dit plan reviewen op schrijfstijl, een logische opbouw en SMART-formuleringen?’ of ‘Op dit moment hoef je alleen nog maar naar de inhoud te kijken, meer specifiek naar de volgende 2 punten: 1) beantwoorden we alle vragen uit de uitvraag en 2) is het voldoende duidelijk wat we overal bedoelen?’. Hiermee geef je duidelijk aan wat je van de reviewer verwacht en wat het doel van de review is. 
 
Ook vragen als ‘Vind je deze opbouw logisch?’, ‘Wat vind je van de tabellen en afbeeldingen?’ ‘Hoe zou jij dit plan beoordelen?’ en ‘Wat zijn volgens jou de drie sterkste en zwakste punten aan het plan?’ geven de reviewer richting en daarmee jou nuttige feedback waar je concreet mee verder kunt. Geef ook aan waar je reviewer niet op hoeft te letten. Ook dit hoort bij het stellen van een duidelijk kader, en voorkomt dat de reviewer zichzelf verliest in zaken die er op dat moment niet toe doen.
 
Tot slot, twee voorbeelden van een reviewverzoek: 
 
Voorbeeld 1
 
Hoi Paul,
 
Wil je dit plan reviewen? Ik moet het overmorgen indienen, dus als het vanmiddag nog lukt zou dat mooi zijn. Als je het uiterlijk vanavond of in ieder geval morgenochtend uiterlijk 10.00 uur terug kan sturen? De uitvraag heb je als het goed is al eerder ontvangen. Ben benieuwd naar je feedback! Alvast bedankt.
 
Voorbeeld 2
 
Hoi Paul,
 
Zoals we gisteren hebben besproken stuur ik je hierbij het plan van aanpak ter review (het is de 60%-versie). Met jouw review wil ik nu graag de volgende vier zaken checken:
  1. of we alle aspecten uit de uitvraag behandelen, 
  2. of de strategie helder is (blijkt deze voldoende uit de voorgestelde maatregelen en oplossingen?), 
  3. of we onze maatregelen voldoende SMART formuleren,
  4. of de opbouw van hoofdstukken en paragrafen op deze manier logisch is.
Wil je dus op deze punten reviewen? De review graag in Word uitvoeren en ‘wijzigingen bijhouden’ aanzetten. Opmerkingen mag je ook als zodanig toevoegen. 
Je hoeft niet te letten op schrijfstijl en spelling, dit besteden we uit bij de 95%-versie.
 
Ik verwacht dat je vier uur met de review bezig bent. Zoals ook gister besproken stuur je de review uiterlijk morgen 12.00 uur weer naar mij terug.
Alvast bedankt!
 
Het moge duidelijk zijn dat voorbeeld 2 leidt tot een concrete en efficiënte review. In voorbeeld 1 is het absoluut niet duidelijk waar Paul wel of niet op moet letten. Hij reviewt vanuit zijn eigen invulling, wat hem waarschijnlijk veel tijd kost en zonder garantie dat de review voldoet aan de verwachtingen van de planschrijver. 
 
Reviewen loont
Goed nadenken over het doel van de review loont. Uiteraard kun je je review ook laten doen door een extern, gespecialiseerd bureau zoals Inplan. Wij hebben ruime ervaring met het uitvoeren van reviews en helpen je graag. Meer weten? Bel 026 - 203 04 99 of mail naar info@inplan.nl.