Het belang van een goede tenderplanning voor je EMVI-plan

Twee dagen voor indiening van je EMVI-plan de fasering opleveren, op de ochtend zelf nog reviewen, de projectplanning drie dagen later dan beloofd doorsturen, op het laatste moment van strategie veranderen; helaas maken we het in de praktijk (te) vaak mee. Zonde, want met een goede tenderplanning kun je deze zaken voorkomen. Lees hier hoe wij dit aanpakken.
 
Met een goede tenderplanning:
  • beslis je op tijd over je EMVI-strategie;
  • is er genoeg ruimte om te brainstormen over maatregelen;
  • verbeter je je stuk aanzienlijk met goede reviews;
  • weet iedereen waar hij/zij aan toe is;
  • kun je betrokkenen aanspreken op het missen van deadlines.
Oftewel: je borgt de kwaliteit van je EMVI-plan.
 
Onlosmakelijk verbonden aan een succesvolle planning: een duidelijke strategie
Wie vanaf het begin af aan zijn strategie helder heeft, gunt zichzelf rust en ruimte in het tenderproces. Blijf je tijdens het schrijven van het EMVI-plan dimdammen over fasering of maatregelen, dan heeft dat grote impact op de inhoud van het plan én de agenda’s van alle betrokkenen. Zo zien we vaak genoeg dat tekeningen op het laatste moment nog aangepast worden, of dat nieuwe teksten moeten worden geschreven of juist geschrapt. De opbouw van het plan gaat twee dagen voor indienen nog op de schop of er blijken ineens twee pagina’s te veel te zijn. En dit allemaal omdat iemand diep in het proces besluit om het tóch anders te doen. Gevolgen: stress, doorwerken tot in de late uurtjes, deadlines van andere projecten die niet gehaald worden en in het ergste geval een verminderde kwaliteit van het plan. Zorg er dus voor dat je in het begin van het tenderproces de welbekende rode draad (je ‘kapstok’) uitzet en je hier ook aan houdt. Lees hier hoe je dat kunt doen.
 
Hoe zorg je ervoor dat iedereen zich aan de planning houdt?
Een succesvolle planning is afhankelijk van menselijk gedrag. Je planning kan fantastisch zijn: als mensen zich er niet aan houden, dan heeft deze alsnog geen zin. Maak je tenderplanning daarom zo concreet mogelijk en hanteer de volgende maatregelen:
  • Neem op wat er moet gebeuren, maar ook door wie en wanneer. 
  • Zorg ervoor dat iedereen akkoord is met zijn/haar aandeel (diegene heeft dus de planning gezien en commitment gegeven op zijn/haar verantwoordelijkheden). 
  • Spreek met elkaar af wie de planning beheert, en dat diegene de verantwoordelijkheid heeft om mensen aan te spreken die deadlines (dreigen te) missen. 
  • Je kunt ook voor een (digitale of fysieke) variant kiezen waarin iedereen van elkaar ziet wat de status van zijn/haar taken zijn. Een makkelijke en overzichtelijke online tool hiervoor is bijvoorbeeld Trello. Een fysieke variant realiseer je bijvoorbeeld met post-its op de muur.
  • Maak de planning zichtbaar door deze uit te printen en in het zicht op te hangen.
Daarbij mag je er natuurlijk vanuit gaan dat alle betrokkenen de verantwoordelijkheid dragen voor hun aandeel in het EMVI-plan, en dus hun eigen taken zullen uitvoeren. 
Een goede planning maken hoeft dus niet moeilijk te zijn. Zo lang alle betrokkenen commitment geven en je strategie vanaf het begin duidelijk is, zal de planning de kwaliteit van je EMVI-plan omhoog tillen. 
 
Neem contact op
Nog meer tips over winnende plannen schrijven? Wij helpen je met onze technische en taalkundige kennis graag.  Meer weten? Bel 026 - 203 04 99 of mail naar info@inplan.nl.